Meer over jouw functie

Als secretarieel medewerker werk je voor de managers van het Tactisch Team Opvang. Dit is het managementteam van de afdeling Kleinschalige Opvang, Nidos Eigen Opvang, de Plaatsingscommissie en Opvang Wonen in Gezinsverband (OWG). Je ondersteunt vanuit je rol het team met als doel het optimaliseren van de werkprocessen, zodat deze soepel verlopen en de kwaliteit van werkzaamheden is gewaarborgd.

Vanuit team Opvang bieden wij opvang voor jongeren in gezinnen en in samenwerking met onze partners kleinschalige opvang (gedeeltelijk zelfstandig wonen en wonen onder begeleiding). In al onze activiteiten staat het belang van de jongeren voorop.

Als secretarieel medewerker ben je een echte spin in het web. Je hebt goede organisatorische
vaardigheden en verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, o.a.:

• Je organiseert en verzorgt de correspondentie (telefoon/beheer mailbox) en handelt de post af.
• Je stelt zelfstandig brieven op en draagt zorgt voor het beheer van het archief.
• Je bent medeverantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle processen en adviseert proactief voor verbeteringen.
• Je beheert de adressen- en relatiebestanden.
• Je organiseert, in overleg met de betrokkenen, in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen. Je verzamelt en verzend de (vergader)stukken, notuleert bij de vergaderingen en zorgt voor de ontvangst van de bezoekers.
• Je signaleert ontwikkelingen en knelpunten en helpt mee in de uitvoering van de ideeën en richtlijnen die de managers opstellen.
• Je plant afspraken en overleggen in voor de collega’s van team Opvang en attendeert de collega’s op de gemaakte afspraken.