Meer over jouw functie

Als secretarieel medewerker houd je je bezig met het registeren, archiveren en opzoeken van informatie over cursussen, cursisten en beleidszaken met betrekking tot scholing. Je draagt samen met je collega’s zorg voor de planning van trainingen en stemt dit af met de trainers en cursisten. Ook ondersteun je in de uitvoering van de digitale werkzaamheden, zoals het organiseren van trainingen via Teams, het opstellen van digitale enquêtes  en nieuwsbrieven en het openzetten van trainingen via Kennisweb. Daarnaast houdt de secretarieel medewerker zich bezig met allerhande administratieve en praktische taken die betrekking hebben op scholing.

Opleidingen valt onder de afdeling Beleid, Opleidingen en Europese Samenwerking en is verantwoordelijk voor de organisatie van het scholingsaanbod van zowel jeugdbeschermers als ondersteunende diensten. Het team bestaat uit drie secretarieel medewerkers en een coördinator.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Communicatie met cursisten en trainers zowel via de mail als telefonisch;
• Het uitvoeren van praktische taken voor, tijdens en na trainingen;
• Uitvoeren van administratief werk zoals: presentielijsten verwerken, certificaten maken, kopiëren en verzenden, toets resultaten verwerken in de scholingsadministratie, digitale evaluaties versturen en waar nodig verwerken in een rapportage;
• Het bijhouden van planningen, inschrijvingen, deelname en certificering in Excel en Kennisweb;
• Het up-to-date houden van de scholingsadministratie, geslaagdenlijst en afmeldingenlijst.
• Ondersteunen van trainers in digitale scholing, het opstellen van digitale enquêtes, nieuwsbrieven, toetsen en plaatsen van berichten op Kennisweb;
• Maandag, dinsdag en donderdag zijn vaste werkdagen.