Wat ga je doen?

Het secretariaat Staf valt rechtstreeks onder de directeur Staf en Expertise. Samen met twee collega-secretaresses ondersteun jij de zeven afdelingshoofden van het Tactisch Team Staf. Dit team bestaat uit de afdelingen Beleid, Europese samenwerking en Ervaringsdeskundigen, Gedragswetenschappen, Gezinshereniging, Interculturele Mediators, Juridische Zaken, Kwaliteit, Incidenten en Opleiden. Door jouw inzet ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning. De managers die jij ondersteunt hoeven zich niet bezig te houden met agendabeheer of het plannen van afspraken en kunnen zich volledig richten op hun eigen werkzaamheden.

 Jouw taken bestaan verder uit:

Secretariële ondersteuning: Je beheert zowel de gezamenlijke secretariaatsmailbox als je eigen inbox, beantwoordt telefoontjes en handelt verzoeken en e-mails af. Daarnaast stel je zelfstandig of op verzoek brieven op, controleer je teksten op spelling en taalgebruik en zorg je samen met je collega’s voor een overzichtelijke en goed georganiseerde mailbox.

Organisatie en planning: Je plant afspraken en vergaderingen voor de managers, organiseert interne en externe bijeenkomsten en maakt soms notulen. Verder regel je praktische zaken, zoals het bestellen van kantoorartikelen, bloemen bij indiensttreding en alle taken die horen bij het in- en uitdiensttredingsproces.

Procesoptimalisatie: Je denkt mee over het slimmer inrichten van werkprocessen en doet actief voorstellen voor verbeteringen.

Signaleren en ondersteunen: Je herkent knelpunten in het werkproces en ondersteunt bij de uitvoering van plannen en richtlijnen vanuit het management.

Wat bieden wij jou?

• Een bruto maandsalaris conform cao Jeugdzorg bij een fulltime dienstverband van 36 uur tussen € 2.618,60 en maximaal € 3.722,88 (Schaal 6).
• De aanstelling is in eerste instantie voor de duur van een jaar met perspectief op een vast contract.
• Een goede pensioenvoorziening en reiskostenvergoeding.
• Een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantiegeld en 200 uur verlof (o.b.v. 36 uur/week).
• Een laptop en smartphone om je werk overal te kunnen doen.
• Een werkplek op ons kantoor in Utrecht met de mogelijkheid om deels thuis te werken.
• Volop kansen om te ontwikkelen in de vorm van interne trainingen en cursussen.
• Een baan met échte impact: jouw werk draagt direct en indirect bij aan een veilige en toekomstgerichte omgeving voor alleenstaande minderjarige jongeren.

Wat neem je mee?

In deze rol draait alles om zorgvuldigheid, aandacht voor detail en het bieden van een ondersteunende, servicegerichte werkomgeving. Je bent de steunpilaar van het team en zorgt dat alles op administratief en secretarieel gebied soepel verloopt. Met jouw proactieve houding weet je precies wat er nodig is om onze managers te ondersteunen en processen te optimaliseren.

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding of secretariële opleiding in een relevante richting of aanvullende scholing in het secretariële vakgebied.
• Je hebt minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring in een gelijksoortige rol op een secretariaat.
• Nauwkeurigheid is jouw kracht: je houdt de administratie foutloos bij en werkt servicegericht.
• Je hebt ervaring met het werken in een ondersteunende rol en weet hoe je prioriteiten stelt.
• Jouw uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, stelt je in staat helder te communiceren.
• Zelfstandig werken gaat je goed af, zelfs wanneer de druk toeneemt, blijf je gefocust en georganiseerd.

Solliciteren - Wat fijn dat je er bent!

Voor verdere informatie of vragen over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Lizbeth Kleijne, l.kleijne@nidos.nl.

Je kunt jouw motivatiebrief met CV tot uiterlijk 5 oktober 2025 versturen door onderstaand formulier in te vullen ter attentie van Lizbeth Kleijne.